سامانه ساماندهی اسناد عادی (ساغر) چیست؟
سامانه ساماندهی اسناد عادی (ساغر) یکی از ابزارهای نوین در حوزه ثبت املاک است که به پشتوانه ماده ۱۰ قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول طراحی شده است. این سامانه به گونه‌ای طراحی شده که مالکان املاک قولنامه‌ای که سند رسمی ندارند، بتوانند به راحتی و به صورت آنلاین، ادعای مالکیت خود را ثبت کرده و مراحل دریافت سند رسمی را طی کنند. این ابزار دیجیتالی با هدف کاهش اختلافات حقوقی و افزایش شفافیت در معاملات ملکی، به تسریع و تسهیل فرآیندهای ثبت اسناد کمک شایانی می‌کند.
با استفاده از این سامانه ساماندهی اسناد عادی یا سامانه ثبت ادعا، مالکان می‌توانند مدارک و مستندات خود را برای بررسی و تأیید ارائه دهند و در صورت تأیید، سند مالکیت رسمی دریافت کنند. سامانه ساغر با حذف نیاز به حضور فیزیکی و انجام مراحل به صورت آنلاین، به همه افراد واجد شرایط این امکان را می‌دهد که به سادگی از خدمات آن بهره‌مند شوند. این تحول دیجیتالی در حوزه ثبت اسناد و املاک، باعث شده فرآیندها به شکل دقیق‌تر و شفاف‌تری انجام شود و از بروز تخلفات جلوگیری شود.
خصوصیات سامانه ساماندهی اسناد عادی
یکی از اهداف اصلی سازمان ثبت اسناد و املاک، ایجاد ارتباط الکترونیکی و هماهنگی سیستمی با سایر سامانه‌های ثبت است. سامانه مدیریت اسناد عادی (ساغر) به طور همزمان و یکپارچه با سایر سامانه‌های مهم این سازمان مانند ثبت من، میثم، شمیم، و کاتب در تعامل است، که این همکاری به ایجاد یک شبکه هوشمند و داده‌محور در زمینه ثبت املاک کمک می‌کند.
متقاضیان می‌توانند بدون نیاز به مراجعه حضوری به دفاتر ثبت یا ادارات اسناد رسمی، از طریق وب‌سایت یا اپلیکیشن‌های مرتبط، ادعای مالکیت خود را به صورت آنلاین ثبت کنند. این فرآیند نه تنها باعث صرفه‌جویی در هزینه‌ها و زمان می‌شود، بلکه تراکم کاری دفاتر ثبت را نیز کاهش می‌دهد. سامانه ساغر با استفاده از فناوری‌های پیشرفته‌ای مانند هوش مصنوعی و تحلیل داده‌های کلان، مدارک مالکیت را بررسی و تأیید می‌کند. این فناوری‌ها باعث می‌شوند که:
– خطاهای انسانی در تصمیم‌گیری‌ها کاهش یابد.
– بررسی ادعاهای مالکیت با سرعت و دقت بیشتری انجام شود.
– جعل اسناد و کلاهبرداری در معاملات املاک غیر رسمی به حداقل برسد.
بنابراین، سامانه ساماندهی اسناد عادی با بهره‌گیری از فناوری‌های نوین، نقش مهمی در بهبود فرآیند ثبت املاک ایفا می‌کند و به ایجاد بستری امن و کارآمد برای متقاضیان کمک می‌کند.
سامانه ساماندهی اسناد عادی مربوط به اموال غیرمنقول
اگر ملکی دارید که هنوز سند رسمی برای آن صادر نشده و به دنبال راهی قانونی برای دریافت سند هستید، یا در فروش ملک قولنامه‌ای خود با مشکلات قانونی روبرو شده‌اید، سامانه ثبت ادعا می‌تواند به شما کمک کند. این سامانه که برای ساماندهی اسناد غیررسمی طراحی شده است، به مالکان کمک می‌کند تا با ثبت درخواست، مالکیت رسمی ملک خود را ثبت کنند و از مزایای قانونی آن بهره‌مند شوند.
بسیاری از مالکان املاک بدون سند با چالش‌های متعددی روبرو هستند که مهم‌ترین آن‌ها نداشتن سند رسمی است. این موضوع می‌تواند مشکلات قانونی، مالی و اجتماعی ایجاد کند. برای رفع این مشکل، سامانه‌ای بر اساس ماده 10 آیین نامه قانون الزام به وجود آمده که به مالکان امکان می‌دهد درخواست صدور سند رسمی خود را ارائه دهند. سخنگوی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور اعلام کرده که کسانی که هنوز سند رسمی ندارند، می‌توانند ادعاهای خود را همراه با مستندات مربوطه در این سامانه ثبت کنند. این سازمان یک سال فرصت دارد تا سامانه را راه‌اندازی و اجرایی کند تا فرایند صدور سند برای املاک قولنامه‌ای تسهیل شود.
املاک مشمول ثبت نام در سامانه ساماندهی اسناد عادی
افرادی که مالک زمین، ساختمان یا املاکی هستند اما هنوز سند رسمی برای آن‌ها ندارند، می‌توانند از طریق سامانه ساماندهی اسناد عادی مالکیت اقدام کنند. ثبت نام در سامانه ساماندهی اسناد عادی قانون الزام به ثبت رسمی معاملات شامل کسانی می‌شود که از طریق اسناد معمولی یا توافقات محلی، اصلاحات ارضی یا انتقال در دفتر اسناد رسمی مالک شده‌اند. همچنین، مالکان املاکی که تنها قبض، دست‌نوشته یا حکم مراجع رسمی دارند و هنوز سند رسمی دریافت نکرده‌اند، نیز مشمول این سامانه می‌شوند. علاوه بر این، کسانی که قبل از راه‌اندازی این سامانه، حکم قطعی به نفعشان صادر شده اما هنوز سند رسمی ندارند، می‌توانند ادعای خود را ثبت کنند.
سامانه ساماندهی اسناد عادی برای املاکی که هنوز سابقه ثبت ندارند یا روند ثبت آن‌ها کامل نشده است، طراحی شده است. دستگاه‌های اجرایی و نهادهای دولتی که دارای اموال غیرمنقول بدون سند رسمی هستند نیز طبق ماده ۱۴ موظف به ثبت‌نام در این سامانه هستند. به طور کلی، هر شخص یا نهادی که مالکیت املاکی بدون سند رسمی مطابق ماده ۱ دارد، باید ادعای مالکیت خود را ثبت کند. این سامانه به افراد و نهادها امکان می‌دهد تا مالکیت املاک و اراضی خود را که هنوز سند رسمی برای آن‌ها صادر نشده، به ثبت برسانند و از حقوق قانونی خود بهره‌مند شوند.
مراحل راه اندازی سامانه ساماندهی اسناد عادی
مراحل ایجاد سامانه مدیریت اسناد غیررسمی یا ساماندهی اسناد عادی شامل گام‌های زیر می‌شود: ابتدا، سازمان ثبت اسناد و املاک کشور باید سامانه‌ای طراحی و پیاده‌سازی کند که امکان ثبت ادعاهای مالکیت بر املاک فاقد سند رسمی را به همراه بارگذاری مدارک و نقشه‌های جغرافیایی (مانند نقشه‌های یو تی ام) فراهم کند. سپس، باید زیرساخت‌های فنی و قانونی تقویت شوند. این شامل تعریف فرآیندهای کاری، تعیین سطوح دسترسی، تضمین امنیت اطلاعات و فراهم کردن امکان تعامل با نهادهای مربوطه مانند شوراها، شهرداری‌ها و قوه قضائیه است.
بعد از تکمیل این مراحل، رئیس سازمان ثبت باید آمادگی کامل سامانه را به رئیس قوه قضائیه گزارش دهد. پس از دریافت تایید از سوی قوه قضائیه، راه‌اندازی سامانه به‌طور رسمی از طریق روزنامه رسمی کشور اعلام می‌شود. با این اعلام، ساماندهی اسناد عادی جهت ثبت ادعاهای مالکیت و بارگذاری مدارک آغاز می‌گردد و تمامی افراد حقیقی و حقوقی، دستگاه‌های اجرایی و سایر مدعیان مالکیت موظف هستند ادعاهای خود را در سامانه ثبت کنند. این مراحل نشان‌دهنده یک تلاش گسترده برای ایجاد یک بستر قانونی و فنی برای مدیریت و ثبت مالکیت‌های غیررسمی است و همکاری بین نهادهای مختلف را تقویت می‌کند.
افراد مشمول ثبت نام در سامانه ساماندهی اسناد عادی
هر فرد یا نهادی که ملکی در اختیار دارد، اما سند رسمی طبق ماده ۱ قانون ندارد، باید ادعای مالکیت خود را در سامانه ساماندهی اسناد عادی به ثبت برساند، همان‌گونه که مواد ۱۱ تا ۱۵ آیین‌نامه قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول نیز بر این امر تأکید دارد. این الزام شامل افرادی می‌شود که از اسناد غیررسمی مانند دست‌نوشته، مبایعه‌نامه، یا قباله محلی برخوردارند. فرصت ثبت اطلاعات در این سامانه تا دو سال پس از آغاز به کار رسمی آن وجود دارد، و در صورت عدم ثبت در این مدت، ممکن است فرد فرصت پیگیری حقوقی یا قانونی را از دست بدهد.
حتی اگر ملکی دارای سابقه ثبت باشد ولی سند رسمی نداشته باشد، ثبت ادعا ضروری است. افرادی که پیش از راه‌اندازی سامانه حکم قطعی از مراجع قانونی دریافت کرده‌اند اما هنوز سند رسمی ندارند، نیز باید در سامانه ادعای خود را ثبت کنند. علاوه بر این، مالکان املاکی که بدون سابقه ثبت هستند یا عملیات ثبت آن‌ها کامل نشده یا متوقف مانده، و همچنین دستگاه‌های اجرایی و نهادهای عمومی نظیر شهرداری‌ها و سازمان‌ها که اموال غیرمنقول بدون سند رسمی دارند، نیز مشمول این الزام می‌شوند. این اقدامات به منظور شفاف‌سازی وضعیت مالکیت و تسهیل فرآیندهای قانونی انجام می‌شود.
مدارک مورد نیاز ثبت نام در سامانه ساماندهی اسناد عادی
برای ثبت نام در سامانه سامانه ساماندهی اسناد عادی، مدعیان باید مدارک زیر را ارائه دهند:
– مدارک مالکیت شامل اسنادی مانند سند عادی، حکم دادگاه، قولنامه، قباله یا هر سند معتبر دیگر.
– نقشه‌ای که مختصات جغرافیایی (UTM) ملک را به دقت نشان دهد.
– جدولی که اطلاعات توصیفی ملک از جمله پلاک ثبتی، نوع ملک، مساحت و نوع کاربری را در بر بگیرد.
نقشه UTM یکی از مستندات ضروری برای ثبت در سامانه ادعا (ساغر) است. این نقشه باید بر اساس قالب مشخص شده توسط سازمان ثبت اسناد تهیه شده و در سامانه شمیم نیز تأیید شود. برای این منظور، نقشه UTM باید به وسیله گیرنده مولتی فرکانس شمیم و دوربین توتال استیشن تهیه شود. تهیه این نقشه باید توسط افراد واجد شرایطی که در ذیل ذکر شده‌اند انجام شود:
– کارشناسان رسمی دادگستری در رشته امور ثبتی.
– کارشناسان رسمی وکلای قوه قضائیه.
– افرادی که دارای پروانه کارشناسی نقشه‌برداری از سازمان نظام مهندسی هستند.
– مهندسین نقشه‌برداری واحدهای ثبتی.
– مهندسین نقشه‌برداری که از شهرداری مجوز دارند.