سامانه ساماندهی اسناد عادی: این سامانه که به سامانه ساغر معروف است، یک بستر قانونی و معتبر است که وظیفه‌اش تسهیل ارتباط میان مالکان با سازمان ثبت اسناد کشور به منظور ثبت و ساماندهی اسناد عادی است. این سامانه به مالکان املاک با اسناد غیررسمی این امکان را می‌دهد تا ادعای مالکیت خود را ثبت کرده و درخواست صدور سند رسمی کنند. در حال حاضر، طبق قانون الزام به ثبت رسمی معاملات، املاکی که بدون سند رسمی هستند، با چالش‌های مالکیتی مواجه خواهند شد. سامانه اسناد عادی یا همان سامانه ساغر، به عنوان پلی برای اجرای این قانون و تسهیل فرآیند دریافت سند تک برگی عمل می‌کند. با استفاده از این سامانه، مالکان می‌توانند از مزایای قانون ثبت رسمی معاملات بهره‌مند شوند و مالکیت خود را به صورت رسمی به ثبت برسانند.
چکیده سامانه ساماندهی اسناد عادی
سامانه ساماندهی اسناد عادی، که به اختصار ساغر نامیده می‌شود، یکی از ابزارهای مهم در مدیریت اسناد غیر رسمی محسوب می‌شود. این سامانه با هدف سازماندهی بهتر و دسترسی سریع‌تر به اطلاعات املاک فاقد سند طراحی شده است. در دنیای امروز که حجم اطلاعات و اسناد به شدت افزایش یافته، وجود یک سیستم کارآمد برای دسته‌بندی و ذخیره‌سازی اسناد اهمیت بسیاری دارد. ساغر با ارائه امکاناتی نظیر جستجوی پیشرفته، امکان دسته‌بندی اسناد بر اساس شاخص‌های مختلف و همچنین قابلیت اشتراک‌گذاری امن اطلاعات، به کاربران این امکان را می‌دهد تا با سهولت بیشتری به مدیریت اسناد خود بپردازند.
امنیت اطلاعات در این سامانه به طور ویژه‌ای مورد توجه قرار گرفته و با استفاده از روش‌های رمزنگاری پیشرفته، از دسترسی غیرمجاز به اطلاعات جلوگیری می‌شود. یکی دیگر از ویژگی‌های برجسته ساغر، یکپارچه‌سازی آن با دیگر سیستم‌های اطلاعاتی سازمان است که موجب تسهیل در انتقال اطلاعات و بهبود هماهنگی بین بخش‌های مختلف می‌شود. این سامانه به ویژه برای سازمان‌ها و نهادهایی که با حجم زیادی از اسناد و مدارک سر و کار دارند، یک ابزار ضروری و کارآمد است. همچنین، با توجه به قابلیت‌های متنوعی که ساغر در اختیار کاربران قرار می‌دهد، می‌توان گفت که این سامانه نه تنها به بهبود فرآیندهای داخلی سازمان کمک می‌کند. در نهایت، ساغر به عنوان یک راه‌حل جامع و پیشرفته در حوزه مدیریت اسناد، توانسته است جایگاه ویژه‌ای در بین کاربران خود کسب کند و نیازهای آن‌ها را به بهترین شکل ممکن برآورده سازد.
سامانه ساماندهی اسناد عادی (ساغر) چیست؟
سامانه ساماندهی اسناد عادی (ساغر) یکی از ابزارهای نوین در حوزه ثبت املاک است که به پشتوانه ماده ۱۰ قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول طراحی شده است. این سامانه به گونه‌ای طراحی شده که مالکان املاک قولنامه‌ای که سند رسمی ندارند، بتوانند به راحتی و به صورت آنلاین، ادعای مالکیت خود را ثبت کرده و مراحل دریافت سند رسمی را طی کنند. این ابزار دیجیتالی با هدف کاهش اختلافات حقوقی و افزایش شفافیت در معاملات ملکی، به تسریع و تسهیل فرآیندهای ثبت اسناد کمک شایانی می‌کند.
با استفاده از این سامانه ساماندهی اسناد عادی یا سامانه ثبت ادعا، مالکان می‌توانند مدارک و مستندات خود را برای بررسی و تأیید ارائه دهند و در صورت تأیید، سند مالکیت رسمی دریافت کنند. سامانه ساغر با حذف نیاز به حضور فیزیکی و انجام مراحل به صورت آنلاین، به همه افراد واجد شرایط این امکان را می‌دهد که به سادگی از خدمات آن بهره‌مند شوند. این تحول دیجیتالی در حوزه ثبت اسناد و املاک، باعث شده فرآیندها به شکل دقیق‌تر و شفاف‌تری انجام شود و از بروز تخلفات جلوگیری شود.
قانون جدید برای تبدیل اسناد عادی به رسمی
سازمان ثبت اسناد و املاک کشور درصدد است تا سامانه‌ای برای تبدیل اسناد عادی به اسناد رسمی راه‌اندازی کند. بر اساس قانون جدید، تمامی مالکان املاکی که هنوز سند رسمی ندارند، ملزم به ثبت مدارک خود در این سامانه هستند. این فرآیند در دو مرحله چهار ساله انجام می‌شود؛ به‌طوری‌که مالکان باید در دو سال اول مدارک و مستندات خود را در سامانه بارگذاری کرده و در دو سال بعد، پیگیر رسمی‌سازی اسناد خود باشند. افرادی که قبل از اجرایی شدن این قانون، نقل و انتقالات عادی داشته‌اند و هنوز سند رسمی ندارند، باید به این سامانه مراجعه کنند.
این افراد باید ابتدا ادعای خود را ثبت کرده و سپس برای دریافت سند مالکیت، از اداره ثبت اسناد پیگیری‌های لازم را انجام دهند. در صورت بروز اختلاف یا عدم موفقیت در دریافت سند، امکان طرح دعوی در مراجع قضایی برای آن‌ها فراهم است. اگر مالکان در این بازه زمانی چهار ساله نتوانند اسناد خود را رسمی کنند، می‌توانند حداکثر تا هشت سال دیگر نقل و انتقالات خود را از طریق سامانه ساماندهی اسناد عادی انجام دهند. اما پس از این مدت، تمامی نقل و انتقالات باید به‌صورت رسمی ثبت شوند. این اقدام گامی مهم در جهت کاهش مشکلات حقوقی املاک و رسمی‌سازی اسناد مالکیت به‌شمار می‌رود. به مالکان توصیه می‌شود هرچه سریع‌تر با استفاده از این سامانه، فرآیند لازم را برای تبدیل اسناد عادی به رسمی طی کنند.
خصوصیات سامانه ساماندهی اسناد عادی
یکی از اهداف اصلی سازمان ثبت اسناد و املاک، ایجاد ارتباط الکترونیکی و هماهنگی سیستمی با سایر سامانه‌های ثبت است. سامانه مدیریت اسناد عادی (ساغر) به طور همزمان و یکپارچه با سایر سامانه‌های مهم این سازمان مانند ثبت من، میثم، شمیم، و کاتب در تعامل است، که این همکاری به ایجاد یک شبکه هوشمند و داده‌محور در زمینه ثبت املاک کمک می‌کند.
متقاضیان می‌توانند بدون نیاز به مراجعه حضوری به دفاتر ثبت یا ادارات اسناد رسمی، از طریق وب‌سایت یا اپلیکیشن‌های مرتبط، ادعای مالکیت خود را به صورت آنلاین ثبت کنند. این فرآیند نه تنها باعث صرفه‌جویی در هزینه‌ها و زمان می‌شود، بلکه تراکم کاری دفاتر ثبت را نیز کاهش می‌دهد. سامانه ساغر با استفاده از فناوری‌های پیشرفته‌ای مانند هوش مصنوعی و تحلیل داده‌های کلان، مدارک مالکیت را بررسی و تأیید می‌کند. این فناوری‌ها باعث می‌شوند که:
– خطاهای انسانی در تصمیم‌گیری‌ها کاهش یابد.
– بررسی ادعاهای مالکیت با سرعت و دقت بیشتری انجام شود.
– جعل اسناد و کلاهبرداری در معاملات املاک غیر رسمی به حداقل برسد.
بنابراین، سامانه ساماندهی اسناد عادی با بهره‌گیری از فناوری‌های نوین، نقش مهمی در بهبود فرآیند ثبت املاک ایفا می‌کند و به ایجاد بستری امن و کارآمد برای متقاضیان کمک می‌کند.
سامانه ساماندهی اسناد عادی مربوط به اموال غیرمنقول
اگر ملکی دارید که هنوز سند رسمی برای آن صادر نشده و به دنبال راهی قانونی برای دریافت سند هستید، یا در فروش ملک قولنامه‌ای خود با مشکلات قانونی روبرو شده‌اید، سامانه ثبت ادعا می‌تواند به شما کمک کند. این سامانه که برای ساماندهی اسناد غیررسمی طراحی شده است، به مالکان کمک می‌کند تا با ثبت درخواست، مالکیت رسمی ملک خود را ثبت کنند و از مزایای قانونی آن بهره‌مند شوند.
بسیاری از مالکان املاک بدون سند با چالش‌های متعددی روبرو هستند که مهم‌ترین آن‌ها نداشتن سند رسمی است. این موضوع می‌تواند مشکلات قانونی، مالی و اجتماعی ایجاد کند. برای رفع این مشکل، سامانه‌ای بر اساس ماده 10 آیین نامه قانون الزام به وجود آمده که به مالکان امکان می‌دهد درخواست صدور سند رسمی خود را ارائه دهند. سخنگوی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور اعلام کرده که کسانی که هنوز سند رسمی ندارند، می‌توانند ادعاهای خود را همراه با مستندات مربوطه در این سامانه ثبت کنند. این سازمان یک سال فرصت دارد تا سامانه را راه‌اندازی و اجرایی کند تا فرایند صدور سند برای املاک قولنامه‌ای تسهیل شود.
املاک مشمول ثبت نام در سامانه ساماندهی اسناد عادی
افرادی که مالک زمین، ساختمان یا املاکی هستند اما هنوز سند رسمی برای آن‌ها ندارند، می‌توانند از طریق سامانه ساماندهی اسناد عادی مالکیت اقدام کنند. ثبت نام در سامانه ساماندهی اسناد عادی قانون الزام به ثبت رسمی معاملات شامل کسانی می‌شود که از طریق اسناد معمولی یا توافقات محلی، اصلاحات ارضی یا انتقال در دفتر اسناد رسمی مالک شده‌اند. همچنین، مالکان املاکی که تنها قبض، دست‌نوشته یا حکم مراجع رسمی دارند و هنوز سند رسمی دریافت نکرده‌اند، نیز مشمول این سامانه می‌شوند. علاوه بر این، کسانی که قبل از راه‌اندازی این سامانه، حکم قطعی به نفعشان صادر شده اما هنوز سند رسمی ندارند، می‌توانند ادعای خود را ثبت کنند.
سامانه ساماندهی اسناد عادی برای املاکی که هنوز سابقه ثبت ندارند یا روند ثبت آن‌ها کامل نشده است، طراحی شده است. دستگاه‌های اجرایی و نهادهای دولتی که دارای اموال غیرمنقول بدون سند رسمی هستند نیز طبق ماده ۱۴ موظف به ثبت‌نام در این سامانه هستند. به طور کلی، هر شخص یا نهادی که مالکیت املاکی بدون سند رسمی مطابق ماده ۱ دارد، باید ادعای مالکیت خود را ثبت کند. این سامانه به افراد و نهادها امکان می‌دهد تا مالکیت املاک و اراضی خود را که هنوز سند رسمی برای آن‌ها صادر نشده، به ثبت برسانند و از حقوق قانونی خود بهره‌مند شوند.
راه اندازی سامانه ساماندهی اسناد عادی
مراحل ایجاد سامانه مدیریت اسناد غیررسمی یا ساماندهی اسناد عادی شامل گام‌های زیر می‌شود: ابتدا، سازمان ثبت اسناد و املاک کشور باید سامانه‌ای طراحی و پیاده‌سازی کند که امکان ثبت ادعاهای مالکیت بر املاک فاقد سند رسمی را به همراه بارگذاری مدارک و نقشه‌های جغرافیایی (مانند نقشه‌های یو تی ام) فراهم کند. سپس، باید زیرساخت‌های فنی و قانونی تقویت شوند. این شامل تعریف فرآیندهای کاری، تعیین سطوح دسترسی، تضمین امنیت اطلاعات و فراهم کردن امکان تعامل با نهادهای مربوطه مانند شوراها، شهرداری‌ها و قوه قضائیه است.
بعد از تکمیل این مراحل، رئیس سازمان ثبت باید آمادگی کامل سامانه را به رئیس قوه قضائیه گزارش دهد. پس از دریافت تایید از سوی قوه قضائیه، راه‌اندازی سامانه به‌طور رسمی از طریق روزنامه رسمی کشور اعلام می‌شود. با این اعلام، ساماندهی اسناد عادی جهت ثبت ادعاهای مالکیت و بارگذاری مدارک آغاز می‌گردد و تمامی افراد حقیقی و حقوقی، دستگاه‌های اجرایی و سایر مدعیان مالکیت موظف هستند ادعاهای خود را در سامانه ثبت کنند. این مراحل نشان‌دهنده یک تلاش گسترده برای ایجاد یک بستر قانونی و فنی برای مدیریت و ثبت مالکیت‌های غیررسمی است و همکاری بین نهادهای مختلف را تقویت می‌کند.
افراد مشمول ثبت نام در سامانه ساماندهی اسناد عادی
هر فرد یا نهادی که ملکی در اختیار دارد، اما سند رسمی طبق ماده ۱ قانون ندارد، باید ادعای مالکیت خود را در سامانه ساماندهی اسناد عادی به ثبت برساند، همان‌گونه که مواد ۱۱ تا ۱۵ آیین‌نامه قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول نیز بر این امر تأکید دارد. این الزام شامل افرادی می‌شود که از اسناد غیررسمی مانند دست‌نوشته، مبایعه‌نامه، یا قباله محلی برخوردارند. فرصت ثبت اطلاعات در این سامانه تا دو سال پس از آغاز به کار رسمی آن وجود دارد، و در صورت عدم ثبت در این مدت، ممکن است فرد فرصت پیگیری حقوقی یا قانونی را از دست بدهد.
حتی اگر ملکی دارای سابقه ثبت باشد ولی سند رسمی نداشته باشد، ثبت ادعا ضروری است. افرادی که پیش از راه‌اندازی سامانه حکم قطعی از مراجع قانونی دریافت کرده‌اند اما هنوز سند رسمی ندارند، نیز باید در سامانه ادعای خود را ثبت کنند. علاوه بر این، مالکان املاکی که بدون سابقه ثبت هستند یا عملیات ثبت آن‌ها کامل نشده یا متوقف مانده، و همچنین دستگاه‌های اجرایی و نهادهای عمومی نظیر شهرداری‌ها و سازمان‌ها که اموال غیرمنقول بدون سند رسمی دارند، نیز مشمول این الزام می‌شوند. این اقدامات به منظور شفاف‌سازی وضعیت مالکیت و تسهیل فرآیندهای قانونی انجام می‌شود.
مدارک مورد نیاز ثبت نام در سامانه ساماندهی اسناد عادی
برای ثبت نام در سامانه سامانه ساماندهی اسناد عادی، مدعیان باید مدارک زیر را ارائه دهند:
– مدارک مالکیت شامل اسنادی مانند سند عادی، حکم دادگاه، قولنامه، قباله یا هر سند معتبر دیگر.
– نقشه‌ای که مختصات جغرافیایی (UTM) ملک را به دقت نشان دهد.
– جدولی که اطلاعات توصیفی ملک از جمله پلاک ثبتی، نوع ملک، مساحت و نوع کاربری را در بر بگیرد.
نقشه UTM یکی از مستندات ضروری برای ثبت در سامانه ادعا (ساغر) است. این نقشه باید بر اساس قالب مشخص شده توسط سازمان ثبت اسناد تهیه شده و در سامانه شمیم نیز تأیید شود. برای این منظور، نقشه UTM باید به وسیله گیرنده مولتی فرکانس شمیم و دوربین توتال استیشن تهیه شود. تهیه این نقشه باید توسط افراد واجد شرایطی که در ذیل ذکر شده‌اند انجام شود:
– کارشناسان رسمی دادگستری در رشته امور ثبتی.
– کارشناسان رسمی وکلای قوه قضائیه.
– افرادی که دارای پروانه کارشناسی نقشه‌برداری از سازمان نظام مهندسی هستند.
– مهندسین نقشه‌برداری واحدهای ثبتی.
– مهندسین نقشه‌برداری که از شهرداری مجوز دارند.
ساماندهی اسناد عادی برای دریافت سند
برای تبدیل اسناد مالکیت به سند رسمی در سامانه ثبت ادعای مالکیت، نیاز است که از سامانه ساغر استفاده کنید که قرار است در بهار ۱۴۰۴ راه‌اندازی شود. مراحل لازم برای این فرآیند به شرح زیر است:
- آماده‌سازی و جمع‌آوری مدارک مورد نیاز:
– ابتدا باید منتظر اعلام رسمی دولت برای شروع به کار سامانه ساغر باشید. تا زمانی که سامانه فعال نشده، نمی‌توانید هیچ اقدامی انجام دهید.
– در این مدت، مدارک مورد نیاز را آماده کنید. این مدارک شامل:
– اصل یا کپی اسناد غیررسمی مانند قولنامه، بنچاق، تقسیم‌نامه یا گواهی انحصار وراثت برای املاک ارثی است.
– نقشه دقیق و معتبر UTM ملک که باید توسط کارشناسان رسمی نقشه‌برداری تهیه گردد. بدون این نقشه، امکان ثبت درخواست وجود ندارد. کارگزاران فنی مهندسی نیز در این زمینه می‌توانند کمک کنند.
– پلاک ثبتی و کد پستی ملک.
– کارت ملی و ثبت‌نام در سامانه ثنای قوه قضائیه برای تأیید هویت. این مراحل به شما کمک می‌کنند تا به محض راه‌اندازی سامانه، به‌سرعت اقدام به ثبت اسناد خود نمایید.
اقدامات قانونی سامانه ساماندهی اسناد عادی
پس از اعلام رسمی شروع به کار سامانه، به وب‌سایت مربوطه مراجعه کنید. اطلاعات ملک خود را به همراه نقشه یوتی‌ام و تصاویر اسناد عادی در سامانه بارگذاری نمایید. پس از تکمیل این مراحل، سامانه به شما یک کد رهگیری اختصاص می‌دهد که حفظ آن بسیار مهم است، زیرا در صورت عدم دریافت آن، ثبت ادعای شما ناقص خواهد ماند.
شما باید در مدت ۲ سال از زمان راه‌اندازی سامانه، ادعای خود را ثبت کنید. در صورتی که این بازه زمانی را از دست بدهید، امکان ثبت‌نام را نخواهید داشت. توجه داشته باشید که ثبت ادعا در سامانه تنها مرحله ابتدایی است و برای دستیابی به سند رسمی نیاز به طی مراحل قانونی دارید. پس از ثبت ادعا در سامانه، ۲ سال فرصت دارید تا این مراحل را به پایان برسانید. این مهلت از تاریخی که ادعای خود را در سامانه ثبت کرده‌اید شروع می‌شود و نه از پایان زمان مجاز برای ثبت‌نام.
اقدامات حقوقی سامانه ساماندهی اسناد عادی
در صورتی که با فروشنده به توافق رسیده‌اید، به یک دفترخانه رسمی مراجعه کنید تا سند رسمی ملک ثبت شود. اما اگر فروشنده از همکاری سر باز زد، ناچارید به دادگاه مراجعه کرده و درخواست الزام به تنظیم سند رسمی دهید. در شرایطی که این روش‌ها به نتیجه نرسید، می‌توانید از قوانین دیگری مانند قانون تعیین تکلیف یا ساماندهی مسکن استفاده کنید، به شرطی که شرایط لازم را داشته باشید. نکته بسیار مهم این است که هرگونه مدرکی که در هر مرحله‌ای تهیه کرده‌اید، مانند مدارک مراجعه به دفترخانه یا اسناد دادگاهی، باید با همان کد رهگیری که در مرحله دوم دریافت کرده‌اید، در سامانه مربوطه بارگذاری شود. پیگیری پرونده خود را در دادگاه، اداره ثبت یا هر نهادی که اقدام کرده‌اید، ادامه دهید. این پیگیری باید تا زمانی که به نتیجه نهایی برسید، یعنی صدور سند رسمی یا رای قطعی دادگاه، ادامه یابد.
هشدارهای مهم سامانه ساماندهی اسناد عادی
مهلت‌های دو ساله برای ثبت اولیه در سامانه و انجام اقدامات قانونی و بارگذاری مدارک مرتبط، اهمیت بسیاری دارند. از دست دادن این زمان‌بندی‌ها می‌تواند به طور چشمگیری ارزش سند عادی شما را در برابر دولت و خریداران رسمی آینده کاهش دهد. در چنین شرایطی، ممکن است تنها بتوانید پول خود را از فروشنده دریافت کنید که آن هم به قیمت روز محاسبه خواهد شد. نقشه دقیق و معتبر یوتی‌ام از الزامات است و باید حتماً تهیه شود. ورود اطلاعات نادرست یا استفاده از اسناد جعلی در سامانه نه تنها جرم است، بلکه جریمه سنگینی معادل ۲۰ درصد ارزش روز ملک را به دنبال دارد.
ثبت ادعا در مرحله دوم به تنهایی کافی نیست و حتماً باید اقدامات قانونی را انجام داده و مستندات آن را در سامانه ثبت کنید. همچنین، یک راهکار موقت ۸ ساله وجود دارد که تنها در شرایط خاص و با آگاهی کامل خریدار از غیررسمی بودن معامله، امکان انتقال موقت ملک را فراهم می‌کند. این راهکار تنها در صورتی که هر دو مرحله اصلی در مهلت‌های دو ساله انجام شده اما سند رسمی نهایی صادر نشده باشد، و صرفاً از طریق سامانه، قابل اجراست و تا حداکثر ۸ سال از زمان آغاز به کار سامانه معتبر است. این راهکار با ریسک‌هایی همراه است و هدف اصلی همچنان دریافت سند رسمی و قطعی است. بنابراین، اگر سند عادی دارید، اکنون زمان آن رسیده که مدارک لازم به‌ویژه نقشه یوتی‌ام را آماده کنید و اقدامات لازم را در اسرع وقت انجام دهید.
ثبت نام در ساغر یا سامانه ساماندهی اسناد عادی
برای ثبت مشخصات ملک خود در سامانه مورد نظر، باید اطلاعات دقیقی را بارگذاری کنید. نخستین و مهم‌ترین مدرک، نقشه دقیق UTM است که حتماً باید از سوی کارشناسان رسمی نقشه‌برداری یا مهندسان معتبر تهیه شود. این نقشه برای ثبت ادعا ضروری است و بدون آن امکان ثبت ادعا وجود ندارد. همچنین، عکس یا کپی مدارک عادی مانند قولنامه، بنچاق، تقسیم‌نامه، یا گواهی انحصار وراثت (در صورت ارث رسیدن ملک) باید در سامانه بارگذاری شود.
از دیگر اطلاعات ضروری، پلاک ثبتی و کد پستی ملک است که باید به دقت وارد شود. کارت ملی نیز از مستندات لازم برای ثبت ادعا به شمار می‌آید. علاوه بر این، باید در سامانه ثنای قوه قضائیه ثبت‌نام کرده باشید تا هویت شما احراز شود. توجه داشته باشید که ثبت ادعا در سامانه ساغر تنها به مدت ۲ سال پس از راه‌اندازی رسمی سامانه امکان‌پذیر است. پس از ثبت ادعا و دریافت کد رهگیری، باید ظرف ۲ سال اقدام قانونی برای دریافت سند رسمی انجام دهید و مدارک مربوطه را در سامانه بارگذاری کنید. ثبت ادعا به تنهایی کافی نیست و نیازمند پیگیری قانونی و ثبت مدارک مربوطه است.
سامانه ساماندهی اسناد عادی و روش کار آن
سامانه ساغر قرار است در بهار ۱۴۰۴ راه‌اندازی شود و در این ویدیو صفحه قصد داریم نحوه ثبت املاک در این سامانه را آموزش دهیم. در ویدیوی پیشین، به املاک دارای سند و تغییرات قانونی مربوط به آن‌ها پرداختیم. اکنون قصد داریم به موضوع املاک بدون سند بپردازیم و بررسی کنیم که این املاک چه شرایطی دارند و چه اقداماتی باید انجام شود. فرض کنید شما ملکی مانند خانه، زمین، آپارتمان یا باغی دارید که با سند عادی مانند قولنامه یا مبایعه‌نامه دستی خریده‌اید یا به ارث برده‌اید، اما سند رسمی به نام شما ثبت نشده است.
برای این موارد، قانون جدیدی مطرح شده که ماده مهمی به نام ماده ۱۰ دارد. این ماده الزام می‌کند که اگر سند شما عادی است و قبل از راه‌اندازی سامانه ساغر به دست آمده، باید اقداماتی انجام دهید وگرنه ممکن است سند شما اعتبار خود را از دست بدهد. برای شروع، اولین گام این است که منتظر اعلام رسمی دولت در مورد فعال‌سازی سامانه ساماندهی اسناد غیررسمی یا همان سامانه ساغر باشید. تا زمانی که این سامانه به طور رسمی فعال نشده، نمی‌توانید اقدامات خاصی انجام دهید، بنابراین به اخبار توجه کنید. ما نیز به محض راه‌اندازی این سامانه، شما را مطلع خواهیم کرد و آموزش‌های لازم برای ثبت درخواست و ادعای مالکیت شما در این سامانه را فراهم می‌کنیم.
مدارک و مراحل استفاده از سامانه ساماندهی اسناد عادی
تا زمانی که سامانه به طور کامل راه‌اندازی شود، نباید دست روی دست بگذارید و باید مدارک لازم را آماده کنید جهت ثبت قولنامه در سامانه ساغر. مدارک اصلی شامل اسناد عادی مثل قولنامه، بنچاق، تقسیم‌نامه و گواهی انحصار وراثت در صورت ارثیه می‌باشد. همچنین، نقشه دقیق یوتی‌ام از ملک‌تان نیز ضروری است و باید توسط کارشناسان معتبر نقشه‌برداری تهیه شود. بدون این نقشه، نمی‌توان ادعای ملک را ثبت کرد. کارگزاران فنی مهندسی نیز به شما در تهیه این نقشه کمک خواهند کرد. مدارک دیگر شامل پلاک ثبتی و کد پستی ملک، کارت ملی و ثبت‌نام در سامانه ثنای قوه قضاییه برای احراز هویت است. پس از آماده‌سازی این موارد، وارد مرحله ثبت ادعا می‌شوید.
با اعلام رسمی، به آدرس اینترنتی سامانه مراجعه کرده و مشخصات، نقشه یوتی‌ام و عکس اسناد خود را بارگذاری کنید. در پایان، سامانه یک کد رهگیری به شما می‌دهد که بسیار مهم است و باید به دقت نگه داشته شود. از زمان راه‌اندازی رسمی سامانه، دو سال مهلت دارید تا ادعای خود را ثبت کنید. اگر در این مدت اقدام نکنید، فرصت ثبت ادعا را از دست خواهید داد. بنابراین، حتماً در این بازه زمانی اقدام کنید تا مشکلی پیش نیاید.
کاربرد سامانه ساماندهی اسناد عادی
ثبت نام در سامانه ساغر (ساماندهی اسناد غیر رسمی)، به معنای اقدام قانونی است و تنها ثبت ادعا در سامانه کافی نیست. این مرحله، بعد از ثبت ادعای شما در سامانه آغاز می‌شود و شما از همان تاریخ ثبت ادعا، دو سال زمان دارید تا اقدامات قانونی لازم را برای دریافت سند رسمی انجام دهید. بنابراین، مهلت شما از زمان ثبت ادعا محاسبه می‌شود. اقدام قانونی یعنی چه؟ اگر با فروشنده توافق دارید، می‌توانید به دفترخانه مراجعه کرده و سند رسمی را دریافت کنید. این یکی از اقدامات قانونی است. اگر فروشنده همکاری نمی‌کند، باید به دادگاه مراجعه کرده و درخواست الزام به تنظیم سند رسمی را ارائه دهید. دادگاه یکی دیگر از مسیرهای قانونی برای حل مشکل است.
اگر هیچ‌کدام از این روش‌ها به نتیجه نرسید، می‌توانید از قوانین خاص مانند قانون تعیین تکلیف یا ساماندهی مسکن استفاده کنید، البته اگر شرایط آن را داشته باشید. یک نکته بسیار مهم این است که هر اقدامی که انجام می‌دهید، چه مراجعه به دفترخانه، چه دادگاه یا استفاده از قوانین، باید مدارک آن را با استفاده از همان کد رهگیری در سامانه بارگذاری کنید. بنابراین، ثبت مدارک در سامانه ضروری است. گام چهارم و نهایی پیگیری تا رسیدن به نتیجه است. پرونده خود را در دادگاه، اداره ثبت یا هر مرجعی که اقدام کرده‌اید پیگیری کنید تا به نتیجه نهایی یعنی صدور سند رسمی یا دریافت رأی قطعی برسید.
قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول
قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول که شامل پانزده ماده و بیست و هشت تبصره می‌باشد، در جلسه علنی مجلس شورای اسلامی در تاریخ ۶ آذر ۱۴۰۱ به تصویب رسید. این قانون با هدف افزایش شفافیت و امنیت در معاملات املاک و مستغلات، توسط مجمع تشخیص مصلحت نظام در تاریخ ۲۶ اردیبهشت ۱۴۰۳ مورد بررسی و تایید قرار گرفت. در جریان این بررسی، مواردی مانند ماده اول و تبصره‌های (۱)، (۴)، (۵) و (۶) و همچنین ماده سوم به همراه تبصره سوم آن و ماده دهم با تبصره‌های (۲) و (۷) تا (۱۰) به عنوان موادی که با مصلحت نظام هماهنگ هستند، شناخته شدند.
هدف اصلی این قانون، تضمین حقوق مالکیت و تسهیل فرآیند قانونی معاملات اموال غیرمنقول است. اجرای این قانون می‌تواند به کاهش اختلافات و دعاوی حقوقی مرتبط با املاک و مستغلات کمک کند و از بروز مشکلات ناشی از عدم ثبت رسمی جلوگیری نماید. این امر نه تنها به حفظ حقوق مالکیت کمک می‌کند، بلکه بستر مناسبی برای ایجاد اعتماد میان خریداران و فروشندگان فراهم می‌آورد. اجرای صحیح این قانون می‌تواند به کاهش دعاوی حقوقی و افزایش امنیت در معاملات ملکی منجر شود. سامانه ساغر در واقع سامانه موضوع ماده 10 قانون الزام می باشد.
قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول چیست؟
قانون ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول و آیین نامه مربوطه به منظور رفع چالش‌های ناشی از معاملات غیررسمی و مبهم به تصویب رسیده است. مشکلاتی نظیر فروش همزمان یک ملک به چند نفر، جعل مدارک، عدم تطابق وضعیت واقعی ملک با مفاد قرارداد، و مسائل مرتبط با ارث و مالکیت، مکرراً برای خریداران و فروشندگان دردسرساز شده است. این مسائل نه تنها موجب خسارات مالی گسترده می‌شوند، بلکه به افزایش تعداد دعاوی حقوقی نیز دامن می‌زنند.
مدت‌هاست که بسیاری از معاملات ملکی به دلیل عدم ثبت رسمی با موانع جدی مواجه بوده‌اند. استفاده از قولنامه‌های ساده و قراردادهای دستی به عنوان روش‌های معمول خرید و فروش ملک، به دلیل فقدان شفافیت و عدم ثبت رسمی، مشکلات متعددی را به بار آورده است. در نتیجه، به جای تجربه امنیت و آرامش در خرید یا فروش ملک، افراد با دعاوی طولانی مدت در محاکم قضایی، کلاهبرداری‌ها و ادعاهای متعدد مالکیت مواجه می‌شوند. بنابراین، ثبت رسمی معاملات املاک به عنوان یک راهکار قانونی برای پیشگیری از این چالش‌ها و ایجاد امنیت خاطر برای طرفین معامله ضروری به نظر می‌رسد.
کلام آخر ساماندهی اسناد عادی
برای ساماندهی اسناد غیررسمی، ابتدا باید منتظر راه‌اندازی سامانه مورد نظر باشیم و مدارک لازم، به‌ویژه نقشه یوتی‌ام را آماده کنیم. گام بعدی این است که ادعای خود را در سامانه ثبت کنیم و کد رهگیری دریافت کنیم. نکته مهم این است که از زمان ثبت ادعا در سامانه، ۲ سال فرصت داریم تا اقدامات قانونی برای دریافت سند رسمی را انجام دهیم. این یعنی اگر ادعای خود را بلافاصله پس از راه‌اندازی سامانه ثبت کنیم، ۲ سال از همان تاریخ فرصت داریم و ارتباطی به مهلت کلی ثبت ادعا ندارد. برای دریافت سند رسمی، باید طی این ۲ سال به دفترخانه یا دادگاه مراجعه کنیم یا مدارک مورد نیاز را در سامانه بارگذاری کنیم. اگر این دو مرحله را انجام دادیم و موفق به دریافت سند نشدیم، ممکن است تا ۸ سال از طریق سامانه بتوانیم ملک را به صورت موقت منتقل کنیم، به شرطی که خریدار از غیررسمی بودن سند و ریسک‌های آن آگاهی کامل داشته باشد.
این مراحل را جدی بگیرید و اگر سند عادی دارید، اکنون زمان مناسبی است تا مدارک خود را آماده کنید. این قانون به دنبال نظم‌بخشی به اسناد غیررسمی و تعیین تکلیف مالکیت‌هاست. لطفاً این اطلاعات را ذخیره کرده و با افرادی که سند عادی دارند، به اشتراک بگذارید، شاید برایشان مفید باشد. اگر سؤال دیگری داشتید، در بخش نظرات بپرسید و تا جایی که ممکن است راهنمایی خواهم کرد. همچنین منتظر ویدیوهای بعدی باشید که شامل آموزش نحوه ثبت در سامانه و اطلاعاتی درباره آدرس اینترنتی سامانه خواهد بود. امیدوارم موفق باشید.
پرسش و پاسخ سامانه ساماندهی اسناد عادی
1- پرسش: سامانه ساماندهی اسناد عادی چیست و چه کاربردی دارد؟
پاسخ: سامانه ساماندهی اسناد عادی به مجموعه‌ای از فرآیندها و ابزارهای دیجیتال اشاره دارد که به منظور مدیریت و سازماندهی اسناد عادی و غیررسمی طراحی شده است. این سامانه‌ها به کاربران اجازه می‌دهند تا اسناد خود را به صورت الکترونیکی ذخیره، دسته‌بندی و بازیابی کنند. هدف اصلی این سامانه‌ها افزایش کارایی، کاهش هزینه‌های مرتبط با کاغذ و کاهش احتمال از دست رفتن اطلاعات مهم است. این سامانه‌ها به ویژه در ادارات و سازمان‌هایی که حجم زیادی از اسناد غیررسمی تولید می‌کنند، بسیار مفید هستند.
2- پرسش: چه تفاوت‌هایی بین اسناد عادی و رسمی وجود دارد؟
پاسخ: اسناد عادی به اسنادی گفته می‌شود که بدون رعایت تشریفات خاصی تهیه و تنظیم می‌شوند و معمولاً شامل مکاتبات روزمره، یادداشت‌ها و گزارش‌های داخلی هستند. در مقابل، اسناد رسمی اسنادی هستند که با رعایت قوانین و مقررات خاصی تنظیم می‌شوند و معمولاً نیاز به تاییدیه یا امضای معتبر دارند. اسناد رسمی بیشتر در معاملات حقوقی و تجاری استفاده می‌شوند و دارای ارزش قانونی خاصی هستند. تفاوت اصلی این دو نوع سند در میزان رسمیت و اعتبار قانونی آن‌هاست.
3- پرسش: چگونه می‌توان از امنیت اطلاعات در سامانه ساماندهی اسناد عادی اطمینان حاصل کرد؟
پاسخ: امنیت اطلاعات در سامانه ساماندهی اسناد عادی از طریق استفاده از فناوری‌های رمزنگاری، کنترل‌های دسترسی و پشتیبان‌گیری منظم تأمین می‌شود. رمزنگاری داده‌ها باعث می‌شود تا اطلاعات ذخیره شده در سامانه فقط برای افراد مجاز قابل خواندن باشد. همچنین، تعیین سطوح دسترسی متفاوت برای کاربران مختلف، به حفظ امنیت کمک می‌کند. پشتیبان‌گیری منظم از داده‌ها نیز از از دست رفتن اطلاعات در صورت بروز مشکلات فنی جلوگیری می‌کند. به‌کارگیری این روش‌ها، امنیت اطلاعات را در سامانه‌های مدیریت اسناد افزایش می‌دهد.
4- پرسش: چه چالش‌هایی ممکن است در پیاده‌سازی سامانه ساماندهی اسناد عادی وجود داشته باشد؟
پاسخ: پیاده‌سازی سامانه ساماندهی اسناد عادی ممکن است با چالش‌هایی نظیر مقاومت کارکنان در برابر تغییر، نیاز به آموزش و تغییر فرآیندهای کاری مواجه شود. همچنین، هزینه‌های مربوط به نصب و نگهداری سامانه و اطمینان از سازگاری آن با سیستم‌های موجود نیز می‌تواند چالش‌برانگیز باشد. علاوه بر این، اطمینان از امنیت و حفاظت از اطلاعات در برابر دسترسی‌های غیرمجاز و تهدیدات سایبری نیز نیازمند توجه ویژه است. رفع این چالش‌ها نیازمند برنامه‌ریزی دقیق و مدیریت موثر تغییر است.
5- پرسش: چگونه می‌توان بهره‌وری سازمان را با استفاده از سامانه ساماندهی اسناد عادی افزایش داد؟
پاسخ: استفاده از سامانه ساماندهی اسناد عادی می‌تواند بهره‌وری سازمان را از طریق کاهش زمان مورد نیاز برای جستجو و بازیابی اسناد افزایش دهد. این سامانه‌ها امکان دسته‌بندی و سازماندهی بهتر اطلاعات را فراهم می‌کنند، که منجر به تسریع فرآیندهای کاری و کاهش خطاهای انسانی می‌شود. همچنین، با کاهش نیاز به استفاده از کاغذ و بهبود دسترسی به اطلاعات، هزینه‌ها و زمان هدر رفته کاهش می‌یابد. این عوامل به‌طور کلی باعث افزایش کارایی و بهره‌وری سازمان می‌شوند.